Kintlévőségek kezelése
A követelések behajtása szerintem nem könyvelői feladat. Viszont Te is tudod, kihez fordul először a vállalkozó, ha nem-, vagy késve fizet egy vevője - naná, hogy a könyvelőhöz.Ha előre tisztázod az ügyféllel, mit kell tennie ilyen esetben és tippeket adsz arra, hogyan előzheti meg a tartozásokat, akkor sokkal többet teszel, mint az átlagos könyvelők.
A vállalkozók szeretnek azzal foglalkozni, amihez értenek - amire létrehozták a vállalkozást. A pénzügyek sem tartoznak a kedvenc elfoglaltságaik közé, de ha megteremtesz egy egyszerű és rendszeres tájékoztatási csatornát a kintlévőségek nyilvántartásáról, akkor hálásak lesznek Neked. Számodra ez nem jelent majd pluszmunkát, hiszen a saját munkádat is segíted, és az ügyfél is tisztába kerül vele, „mennyi pénzt hagy az asztalon” nemtörődömsége miatt...
SOHA ne küld el azt a vevői analitikát, amit a könyvelő programod „kiköpött”. Fordítsd le magyarra! Itt is előnyös az a könyvelő program, ami a listát kiadja Excelben is.
Ezt egy kicsit átalakítod, a vállalkozó számára felesleges dolgokat törlöd, ami hiányzik, azt beleírod, és egy olyan listát küldesz neki, ami tételesen felsorolja: milyen vevőkkel szemben, milyen lejáratra, milyen követelései vannak.
Neked is hasznos!
Miért fontos, hogy ezzel is foglalkozz? Nyilván azért, hogy ügyfeled azt lássa, olyan segítséget kap tőled, amivel ő is sikeresebb vállalkozást tud vezetni. De a mi oldalunkról legalább ilyen fontos ennek a táblázatnak elkészítése azért is, mert folyamatosan kontroll alatt tartod a könyvelés során elkövetett hibákat! Könyvvizsgálóként mondom: az egyik legkritikusabb pont az év végi záráskor az analitikák vezetése! Miért kell ezzel az év végét megvárni? Számos rosszul könyvelt kiegyenlítés, hiányzó számla pótolható, javítható már év közben is. (Most nem kezdem el leírni a tapasztalataimat, de sokszor „úgy kellett engem felmosni”, amikor megláttam a vevői analitikákat.)Tehát van egy olyan lehetőség a kezünkben, ami a mi munkánkat könnyíti (hiszen a mérlegkészítéskor már gyerekjáték a követelések leltározása) és mégis az ügyfeleink elégedettségét tudjuk vele elérni. Az elégedett ügyfél pedig új ügyfelet hoz…
TIPP
Alakítsatok ki közösen a vállalkozóval egy rendszert a behajtásra is és tisztázzátok kinek, mi lesz a feladata! Automatizáljátok a felszólításokat, határozzátok meg, lejárat után hányadik napon ki, mit küld a vevőnek (egyenlegközlő, első felszólítás, második felszólítás, ügyvédi felszólítás, felszámolási eljárás kezdeményezése, stb.)!
EXTRA TIPP
Megdöbbentően hatékony módszer...Még a fizetési határidő lejárta előtt küldjön az ügyfeled cége (NEM TE) egy-egy fizetési emlékeztető e-mailt a vevőknek Pl.:
„Kedves Vevőnk!
Szeretnénk Önt emlékeztetni arra, hogy cégünknél [dátum] napon lejár az Ön részére általunk kiállított, [sorszám] sorszámú számla fizetési határideje. A számla összege: […Ft.]
Szeretnénk tevékenységünket/szolgáltatásunkat az eddigiekkel megegyező magas színvonalon végezni, hogy Ön továbbra is elégedett vevőnk maradhasson. Ehhez kérem segítségét a pontos, határidőre történő fizetéssel.
Partneri tisztelettel:
Bla, bla, bla”
Ez már valóban pluszfeladat, ami nem könyvelői, hanem adminisztrátori kompetencia. Ne vedd a válladra ezt a feladatot, csak javasold az ügyfélnek! Léteznek olcsó szoftverek, melyek alkalmasak időzített üzenetküldésre, de manuálisan is működik...
Ha érdekelnek további módszerek, eszközök az ügyfélbarát könyvelő eszköztárából, akkor gyere el a szeptember 29-i Adónavigátor Konferenciára!
Most még 20% kedvezménnyel jelentkezhetsz!
Klikk ide >>
A következő cikkben arról írok Neked, hogyan tájékoztasd ügyfeledet az adójogszabályokban beállt változásokról.
Észrevétel, hozzászólás...?
Írd meg!
Nati -
A kintlévőségeket nem kezelni, hanem megelőzni kellene! Szerintem tök jó tipp ez az e-mailküldés. A vevők látják, hogy törődünk a pénzünkkel és lehet, hogy máshol próbálnak csúszni a fizetéssel. Szerintem én is bevezetem a saját ügyfeleimnél. Köszi Zsuzsi a tippet!
csak a keresztnevét... -
Sokszor félnek a vállalkozók, hogy a további munkákat elveszthetik, ha jogilag járnak el, inkább várnak. üdv
csak a keresztnevét... -
"""Te is tudod, kihez fordul először a vállalkozó, ha nem-, vagy késve fizet egy vevője - naná, hogy a könyvelőhöz."""
Ja...és kihez forduljon a könyvelő, ha az ő vevője - azaz az ügyfél - nem fizet.......Nekem eddig nem nagyon voltak tartozó ügyfeleim, de ez a válság rossz helyzetbe sodort 1-2 korábban jól fizető ügyfelet és hiába van benne a szerződésünkben, hogy a 3. meg nem fizetett hónap után felfüggesztjük a szolgáltatást. azt válaszolja, hogy függesszem fel, nem tud fizetni. Üdv. Siporka.
-
Ugyanígy vagyok én is! Szerintük a könyvelő ráér (fizetésileg), és annyira azért nem állok olyan jól, hogy ügyvédi felszólításokat írjak, meg még a fizetési felszólításoknak is megsértödnek. "Pont te - mondják, amikor tudod, hogy mennyire rosszul megy a cég". Amúgy a ügyfelek excel tábla nélkül is pontosan tudják ki tartozik nekik és ki nem . Fordítva már nem mindig.
csak a keresztnevét... -
Kedves Zsuzsa!
A kintlévőség behajtásának elég hatásos módszere tapasztalatom szerint, a az adósnak a fizetési felszólítással egyidőben jelezzük, hogy a tartozásának behajtását jogi útra tereljük. Egyszer velem is előfordult, hogy behajtó céget kellett igénybe vennem. A behajtó cég jogászával beszélgetve az alábbi javaslatot kapta.
A szerződésnek legyen egy pontja, hogy amennyiben a megrendelő nem egyenlíti ki a számlát, abban az esetben behajtási költség az adóst terheli.
Ez az egy pont tapasztalatom szerint "csodákra" képes. Amióta alkalmazom, azóta lecsökkent a tartozók száma.
Üdv..
Maróthiné Tilda