Mikor kell bejelenteni egy könyvelőirodát?

  |   írta: Böröczkyné Verebélyi Zsuzsanna   |  

"A könyvelőirodát csak abban az esetben kell bejelenteni a Nemzeti Adó- és Vámhivatalhoz (NAV), ha iratőrzési helyként funkcionál" - közölte az adóhatóság az MTI érdeklődésére.
Ez a kérdés borzolja a kedélyeket egy ideje, amióta egy adóellenőrzés hiányosságnak tárta fel a bejelentés elmulasztását. Nézzük hol tartunk.


Előzmény: az adóellenőrzési jegyzőkönyv


Az említett adóellenőrzés kapcsán szó szerint ezt jegyzőkönyvezték az ellenőrök:
„Ellenőrök az ügyvezető tájékoztatása szerint, hogy a székhelyen nem végeznek könyvelési tevékenységet az elektronikus adatok ott nem érhetők el, ezért az adatokat a könyvelő irodájában kapták meg. Ellenőrök felhívják adózó (képviselője) figyelmét az elektronikusan rendelkezésre álló nyilvántartási őrzési helyének adóhivatal elé való bejelentésének teljesítésére.”
A helyzet tehát az, hogy a könyvelőiroda tudta az ellenőrök rendelkezésére bocsátani a programból kinyomtatott főkönyvi kivonatokat, kartonokat, partneri folyószámlákat, tárgyi eszköz listákat, bérkartonokat, stb… A külső szolgáltatóként működő könyvelőiroda nem a vállalkozás tulajdonában és székhelyén működő szoftvert használja, hanem a könyvelőiroda saját, illetve bérelt szoftverét.
depositphotos_55088445_original-4.jpg

A NAV válasza


A témában az Adótanácsadók Egyesülete által feltett kérdésre Tamásné Czigene Csilla, a NAV szakmai ügyekért felelős vezetője ezt válaszolta:
„A bejelentési kötelezettség a jogszabályban megfogalmazott feltételeknek megfelelő valamennyi címre kiterjed, vagyis, amennyiben a Art. hatálya alá tartozó adónemekkel kapcsolatos iratait több, a székhelytől különböző címen tárolja, úgy valamennyi őrzési helyet külön-külön be kell jelenteni. … ez a bejelentési kötelezettség csak az Art. hatálya alá tartozó adónemekkel összefüggő iratok, bizonylatok, nyilvántartások megőrzési helyének bejelentését foglalja magában.

 

Ennek következtében a megkeresésében jelzett termékdíjat intéző vállalkozás irodáját szükséges bejelenteni az állami adó- és vámhatósághoz (figyelemmel a környezetvédelmi termékdíjról szóló 2011. évi LXXXV. törvény 8.§ (1) bekezdésére), de nem terjed ki a kötelezettség a vámügyintézés elektronikus iratainak őrzési helyével kapcsolatos bejelentésre.”
Ez a megfogalmazás maszatolja azt a kérdést, hogy mi is az az elektronikus irat. De a válaszban azért benne van, hogy nemcsak a könyvelők irodáját, hanem a termékdíj-ügyintézők irodáját is be kell jelenteni.  Merthogy a kérdés arra is irányult, hogy mi van a bérszámfejtőkkel, a termékdíj-ügyintézőkkel stb.

És a legfrissebb


A 2016.11.04-én az MTI közölt egy NAV nyilatkozatot (a NAV oldalán is kerestem, de nem találtam rá „eredetiben”) mely így fogalmaz:
„Az, hogy az ügyfél bevallásait/bejelentéseit egy külső könyvelőiroda készíti el, még nem eredményezi, hogy az irodát iratőrzési helyként be kellene jelenteni a NAV-hoz. Erre csak abban az esetben van szükség, ha a könyvelőirodánál lelhetők fel az adózással kapcsolatos iratok, nyilvántartások, bizonylatok.
Valójában ez a nyilatkozat sem teszi egyértelművé, hogy a könyvelőirodákat nem kell bejelenteni, mert egy könyvelőiroda nemcsak bevallást készít, hanem azt megelőzően a könyvelőprogramjában előállítja a hozzá szükséges nyilvántartásokat.

Amit mindhárom forrásból tudunk:

  • az iratőrzési helyet be kell jelenteni
  • csak az art hatálya alá tartozó adónemekkel összefüggésben lehet bejelentési kötelezettség
  •  az iratőrzési hely az, ahol adózással kapcsolatos iratokat, nyilvántartásokat, bizonylatokat tárolnak, akár elektronikusan is.

Tehát a kérdés még mindig:
Elektronikus iratnak minősülnek-e a könyvelőiroda számítógépén tárolt adatok?


Új hozzászólás

az e-mail címe nem fog
az oldalon megjelenni
SPAM robot hozzászólások kiszűrése miatt szükséges


Hozzászólások

Mohos Gáborné  -   válaszolok erre

Arról nem szól a fáma, hogy az aktuális évbe, a könyveléshez használt adatok őrzéséről van szó, vagy a már lezárt évek bizonylatainak őrzéséről.
Mert én a lezárt év, papíralapú bizonylatait, bevallásait elküldöm a vállalkozónak, tehát nem őrzöm tovább.
A NAV általában a lezárt évet ellenőrzi?

Bélik Istvánné  -   válaszolok erre

Szerintem be kell jelenteni,az iratőrzés hely az ahol adózással kapcsolatos iratokat nyilvántartásokat,bizonylatokat tárolnak.A NAV-nál minden vállalkozásom és saját magam mind nyugdijas is be vagyok jelentve.Az év zárása után minden számlát bizonylatot ,bérelszámolást,bevallásokat vissza adom a cégnek.Az idén két ellenőrzésem ,egy végelszámoásom és hála istenek semmi gond nem volt

Ujvári Istvánné  -   válaszolok erre

Szerintem be kell jelenteni, mert a külső könyvelőiroda
a saját helyszínén, gépén és programján végzi a szolgáltatást
és minden NAV által kért kimutatást csak az iroda tud előállítani. Az alapbizonylatok őrzése, mennyiségtől függ.
Ellenőrzés alkalmával ezt koordinálni lehet.

Monoki Éva  -   válaszolok erre

Úgy gondolom, nem minősül elektronikus iratnak a könyvelőiroda számítógépén tárolt adat, mivel az év zárása után minden bizonylatot, és bevallásokat visszaadok a cégnek, a hozzá tartozó naplókkal, kivonatokkal együtt.
Bárki, bárhol folytathatja a könyvelést a következő évben.

Miskei Ildikó  -   válaszolok erre

Rég óta álmodom egy olyan világról, ahol a lehető legegyértelműbben közlik az emberrel, hogy mit várnak el tőle. Gyűlölöm az olyan törvényeket, melyek a legkevésbé sem egyértelműek és ezzel alapot szolgáltatnak arra, hogy kiszolgáltatottá váljunk egy adott helyzetben valaki(k) jogértelmezésének és ilyen alapon akár büntethetők legyünk. :(
Ha a szándék az, hogy a könyvelőiroda/könyvelő legyen külön bejelentve - mint például a könyvvizsgáló - akkor legyen ez kimondva és akár a változás bejelentőn legyen erre egy külön rubrika is. Bár, ahogy itt már elhangzott másoktól is, az EGYKE-n történő regisztrációval ez az összekapcsolás ügyfél és könyvelő(iroda) között már megtörténik úgy is.
Sajnos azt kell gondoljam, ez megint csak egy újabb trükk arra, hogy ha mást nem talál egy NAV ellenőrzés, de feltett szándéka, hogy büntessen, akkor most ez lesz a sláger, hogy okot találjanak a bírságra. :(

Mária  -   válaszolok erre

Bocsi hogy újra hozzá szólok.
" Nem gondoljátok hogy a fekete könyvelőket szeretnék ki szürni ??? "

Mária  -   válaszolok erre

Bocsi hogy újra hozzá szólok.
" Nem gondoljátok hogy a fekete könyvelőket szeretnék ki szürni ??? "

Sajti Mária  -   válaszolok erre

Véleményem szerint a külső könyvelő iroda nem tárolja az iratokat, csak mindig az aktuális év anyagát amelyből dolgozik.Ha az iratok tárolásáról van szó akkor azt minden ügyfél saját maga tárolja, mivel nem tudunk raktározni. A számitógép és a programot megvettük ezen nem iratok hanem adatok vannak és ezt amellet hogy megőrízzük átadjuk az ügyfeleknek CD, vagy kinyomtatva, USB FLASH DRIVE- en.
Ha azt veszem figyelembe hogy az ellenörzés 2016 év valamely időszakára vonatkozik ebben ez esetben még az anyag a könyvelőirodán van amit 3 napon belül az ellnőrzére át tudok adni.

Szilvia  -   válaszolok erre

Kedves Mindenki!
Az Art ezt írja:

A bizonylat megőrzése
47. § (1) A 44. § (1) bekezdésében meghatározott iratokat az ezek vezetésére kötelezett adózó az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni.
(2) Az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára más helyre lehet továbbítani, az adóhatóság felhívására azonban azokat 3 munkanapon belül be kell mutatni.

Ebben benne van, hogy nem tilos, hogy nálunk legyenek a bizonylatok. Hogy meddig, arra sincs előírás, csak az a feltétel, hogy a NAV szükség esetén 3 napon belül megkaphassa. Ez a jogszabályhely olyan, mint a rétestészta, úgy nyújtom-húzom-tekerem-csavarom, ahogy akarom. Ezzel él most vissza a NAV, mert ez egy egyszerűen ellenőrizhető adat, nem kell hozzá komoly szürkeállomány és lehet(ne) büntetni.
Az elektronikus adat már más kérdés, mert mi sem töröljük a gépünkről a lezárt éveket, nálam 15 évvel ezelőttiek is megvannak. Én is őrzöm tulajdonképpen, ügyfélnél is van félig elektronikusan CD-n adat.
Szerintem a könyvelőiroda programjában tárolt adatok esetében jogos lehet a bejelentési kötelezettség. Az ügyfélnél nincs könyvelőprogram amiből kinyerhetőek lennének az adatok. Bár a CD egy elektronikus adathordozó... Lehet, hogy ez is rétestészta? :-)
Azt, hogy a könyvelőiroda jelentse be az általa könyvelt ügyfeleket nem tartom ésszerűnek, mert a megbízás alapján történő regisztráció - már amelyik könyvelő etikusan dolgozik és nem a vállalkozó ügyfélkapujával kavar - ezt az információt tartalmazza.
Üdv. Szilvia

Lord  -   válaszolok erre

Szerintem a mérleg elfogadásáig én csak "használom" a bizonylatoka és nem őrzöm. Ha már nem használom azokat visszaadom a cégnek aki a bejelentett lrattárolási cimen tartja a továbbiakat. Nem tartom életszerünek, hogy a könyvelőnek be kellene ezt jelenteni.

János  -   válaszolok erre

Az álláspontom az, hogy egy külső könyvelőiroda anélkül nem képes dolgozni, hogy az ügyfelének az irataival valamilyen szinten ne rendelkezzen.
Ezek közül a társaság alapító okiratai, illetbe a különféle hatóságokhoz történő bejelentkezések, változásbejelentések, stb. mind MÁSOLATOK (azoknak kellene lenni). Ezek eredetben a vállalkozónál és a hatóságoknál kell mindenkor, hogy fellelhetők legyenek, azaz a tárolásuk valójában ott történik.
Ez és a többi irat, adat, bizonylat, nyilvántartás ugyanakkor csakis IDEIGLENESEN vannak a könyvelőnél. Azok, legkésőbb, a ügyféllel való kapcsolat végeztével az ügyfélhez átadás-átvétel jegyzőkönyvvel kerülnek vissza. Ebben benne vannak a könyvelt tételek, kartonok, kivonatok ugyanúgy papíralapanyagon, évente kinyomtatva, esetleg adathordozón, megjeleníthetően, mondjuk pdf formátumban lementve. Az, hogy a számlákat eredetben évente, vagy ritkábban adja vissza a könyvelő a vállalkozónak, a bevallásokat meg ténylegesen is őrzi, amíg a munkakapcsolat tart, semmiben nem cáfolja, az anyagok tárolásának IDEIGLENES jellegét.
EREDETBEN, tehát egyedül a könyvelési, számviteli bizonylatok lehetnek, és az is csupán IDEIGLENESEN a feldolgozás céljából egy külső könyvelőnél. Ezek egy ellenőrzés során akár AZONNAL is rendelkezésre bocsájthatók (ez így, persze túlzás, de 2-3 nap, egy hét, eddig mindig belefért az időbe).
A meghatározások szerint a könyvelőiroda számítógépén meglévő adatok elektronikus iratnak minősülnek. Mindazonáltal nyilvánvaló, hogy az iratok ezen formája csupán TECHNIKAI JELLEGŰ,amely az ősi módon előálló papír alapú megjelenítést (fökönyvek, kartonok, nyilvántartások) HELYETTESÍTIK, kiváltják, és amelyek minden esetben MEGJELENNEK PAPÍR ALAPON is, az adott vállalkozáshoz tartozóan. Ezek az adatok tehát alapinformációkból, bármikor, bárki által összeállítható összesítések, és ilyen módon a meglétüknek nincs sok közük a tárolás klasszikus fogalmához, a készletezéshez, raktározáshoz. Telán ezzel is kellett volna kezdeni, vagyis, ahogyan az alma, és más valamik sem tárolhatók a maguk fizikai valójában egyszerre több helyen, úgy, velük szemben a könyveléssel előálló elektronikus iratok nem tekinthetők ilyen egyedi, megismételhetetlen "termékeknek", virtuálisan is és fizikailag is több helyen létezhetnek. Technikai kérdés, hogy ez ma az egyik, holnap a másik könyvelőnél van és hogy ők nem küldenek minden egyes változás során erről másolatot az ügyfélnek.

Ica  -   válaszolok erre

Hasonló a problémám, mint Molnár Tündének. Szervert bérelünk, erről rendszeres számlám van, azt sem tudom, hogy hol található a szerver fizikailag. A szerverhez a közvetlen elérhetőség több gépre fel van telepítve, a gépek többsége laptop, nem fix helyen vannak, azzal járunk ki az ügyfelekhez. Akkor most hol is vannak az elektronikus iratok?

Éva  -   válaszolok erre

Elnézést, hogy ismételten hozzászólok a témához, de nem gondoljátok, hogy ez esetleg arra megy ki, hogy esetleg egy új ellenőrzési, kiválasztási szempont legyen? Jó nem a "nagy városokra" gondolok, de szerintem Ti is többségében már ismeritek a körzetetekhez tartozó revizorokat, és mi van ha nem szimpatizál Veled a revizor, akkor minden cégedet leellenőrzi?
Ezt a felvetést a Horváthné Sylvia hozzászólása vetette fel Bennem.

Horváthné Sylvia  -   válaszolok erre

Ez szerintem eddig is így volt. A bejelentő lapokon 1990 óta szerepel ez a pont. Az más kérdés, hogy a kutya sem törődött vele. Így fordulhatott elő az, hogy iratőrzési helyként az egyik cégnél olyan cím szerepelt, ami 1995-ben megszűnt cég címe.
Minden céget bejelenteni egyenként, az időigényes feladat, és felesleges adminisztráció. Szerintem sokkal jobban járna a NAV, ha minden könyvelőiroda bejelentené azokat a cégeket, vállalkozókat, akiknek könyvel, név, adószám és kész. Ez csak egy művelet lenne.

Eszter B.  -   válaszolok erre

Rágjuk, rágjuk a gumicsontot.A könyvelő az oka ha magas a pénztáregyenleg, a könyvelő miatt veszteséges a vállalkozó, a KIVA nem népszerű a könyvelők miatt. Más ???
Nem vagyok raktár, így természetesen az iratokat az ügyfélnek visszaadom, negyedévente, évente.Ellenőrzéskor természetesen rohanok ahol van a NAV revizora és viszem amit szeretne látni. A vállalkozó ügyfél legalább tudja, hogy azok az ő bizonylatai és neki kell vigyázzon rájuk (szépen "mosva, vasalva"adjuk át), ő a felelős a szerződésekért, a jelenléti ívekért stb. - szóval hadd legyen a könyvelés, adóbevallás a könyvelő dolga és ne terheljenek már mindennel amit a vállalkozók nem hajlandók rendben tartani. Persze, azt a lovat ütik amelyik húz... Könnyebb lenne szerintem az adóhatóságnak is, ha egy helyre kellene kimennie és ott megkap mindent amit kér. On-line világában meg bemegyek a laptopommal az ellenőrhöz és azt mutatok meg a könyvelési rendszerből amit akart látni és ott helyben nyomtatok neki olyan listát amilyet akar.Akkor ott is kellene egy iratőrzési cím ?
Már megint az elmélet meg a gyakorlat messze kerültek egymástól...

Kis Mónika  -   válaszolok erre

Mi a cég székhelyén, a cég által bérelt szoftveren könyvelünk, azonban a könyvelő szoftver online. A könyvelés elektronikus adatai csak a szoftvert bérbeadó serverén vannak tárolva. Ebben az esetben a server címét kell bejelenteni?

Gyeraj-Holovár Olga  -   válaszolok erre

Kedves Zsuzsi,
Abszolút Szöllösi Zsuzsa "Véleményem szerint ez felesleges és abnormális kifacsarása az iratőrzési hely fogalmának." véleményével értek egyet.
Az Adótanácsadók Egyesülete már nem tudja magára másképp felhívni a figyelmet, csak ilyen abszurd kitalálmányokkal. Inkább valami érdemi munkát kellene végezzenek, ami a mi munkánkat segíti, előrébb viszi. Olyasmit, mint Te, vagy vannak még páran, akiknek nem írom ide a nevét.
Teljesen felesleges ez a "hangulatkeltés".

Éva  -   válaszolok erre

Gúnyos leszek, előre is elnézést kérek!
Ügynök, egyéni vállalkozó, egész hónapban az országot járja, szállodákban száll meg, egész hónapban nem található a székhelyén, telephelyén, iratokat a gépkocsijában tárolja, bárhol az ország területén, éves bevalló ÁFA tekintetében, a számlákat, bizonylatokat nem viszi a könyvelőjéhez ( ezen most ne nyissunk vitát, ez csak fikció, de igaz is lehetne!)
A NAV ilyen esetben vajon mit fogad el iratőrzési helyként?

Molnár Tünde  -   válaszolok erre

Kedves Zsuzsanna, Nekem csak az a kérdésem, hogy mit jelentek be, ha az adatok egy külső szerveren vannak?
Mi terminálon dolgozunk, ami bárhonnan elérhető, csak internet kell hozzá.

Dombi Irén  -   válaszolok erre

Sajnos az egyik nagy baj ma az adózásban, hogy abszolut hozzá nem értő, de nagy hatalommal bíró vezetők ötletelnek, és találnak ki hülyébbnél hülyébb módokat a BÜNTETÉSRE, a BÍRSÁGOLÁSRA, mert a tényleges rossz munkát, az adócsalást, a körbeszámlázást, nem tudják, és egyes kiemelt (MÉSZÁROS, HABONY,TIBORCZ, VAJNA)adózók esetében NEM IS AKARJÁK a költségvetést megkárosító tevékenységeket felfedni.
Ezért a látható, elérhető, tisztességes adózói réteget, (IGENIS VAN ILYEN!!)köztük a könyvelőirodákat tették a célkeresztbe.

Zsuzsa  -   válaszolok erre

1. rovat: Az iratok, elektronikus alapon rendelkezésre álló bizonylatok és nyilvántartások őrzésének helye

"Akkor kell bejelenteni, ha az iratok őrzésének helye nem azonos a székhellyel. Postafiók nem lehet. Ha az általános forgalmi adóról szóló törvény szerint elektronikus számlának minősülő bizonylatot online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, a megfelelő sorba helyezzen el U (új bejelentés) jelet, ha korábbi, erre vonatkozó bejelentését törölni kívánja, T (törlés) jelet."

Ezt a 16T201T változásbejelentő kitöltési útmutatójából másoltam be. A számlákat nem tartom nyilván elektronikusan, a papír alapú számlákat lekönyvelem, majd a mérleg, bevallás elkészítése után visszaadom a vállalkozásnak. Mióta az elektronikus őrzést beletették, nem jelentem be, de régen nálam volt az irat őrzési helye (igaz, csak időszakosan), de így nem lehetett bejelenteni :)

Szöllösi Zsuzsi  -   válaszolok erre

Sziasztok!

Nem nagyon tudok azonosulni ezzel a témával. Mi részünkről minden esetben elküldjük (legkésőbb záráskor) az ügyfél részére a teljes könyvelési anyagot kinyomtatva, tehát onnantól kezdve nála is megtalálható a könyvelőprogramból kinyert adat, magukat a bizonylatokat pedig természetes, hogy visszaadjuk feldolgozást követően. Ilyen alapon akkor a NAV-ot is be lehetne jelenteni iratörzési helynek, hiszen a bevallások náluk landolnak, illetve egy elhúzódó revízió során maguk a bizonylatok is akár hónapokig-évekig állnak náluk. Véleményem szerint ez felesleges és abnormális kifacsarása az iratőrzési hely fogalmának.