Mi minősül elektronikusan tárolt iratnak?

  |   írta: Böröczkyné Verebélyi Zsuzsanna   |  

Az iratőrzés helyének bejelentése nem újdonság a könyvelők számára. Azt azonban már nem sokan tudják, hogy az elektronikusan tárolt bizonylatokat és nyilvántartásokat is be kell jelenteni. És amit még ennél is kevesebben tudnak, hogy mi is az az elektronikusan tárolt nyilvántartás.

halozat.jpgA külső könyvelőt igénybe vevő vállalkozásoknál szinte kivétel nélkül az a gyakorlat, hogy az iratőrzési helynek a cég székhelyét vagy telephelyét jelölik meg, és a könyvelés időtartamára magukhoz veszik a számlákat. Majd amikor már a könyveléssel kapcsolatos teendők teljesültek, a számlák visszakerülnek a céghez.

Ez az időtartam már könyvelőirodánként, és azon belül akár cégenként is változhat, a lényeg, hogy ha ellenőrzésre a bejelentett iratőrzési helyen be kellett mutatni, akkor erre a törvény 3 munkanapot ad határidőnek.

A NAV nem így gondolja, szerintük a könyvelőirodád is iratőrzési helye az összes cégednek


Egy konkrét ellenőrzés kapcsán derült ki, hogy a NAV elvárása ezzel kapcsolatban egész más, az ellenőrzés jegyzőkönyvébe ezt a mondatot vették fel az ellenőrök:
„Ellenőrök az ügyvezető tájékoztatása szerint, hogy a székhelyen nem végeznek könyvelési tevékenységet az elektronikus adatok ott nem érhetők el, ezért az adatokat a könyvelő irodájában kapták meg. Ellenőrök felhívják adózó (képviselője) figyelmét az elektronikusan rendelkezésre álló nyilvántartási őrzési helyének adóhivatal elé való bejelentésének teljesítésére.”
Ez azért is furcsa, mert ezt eddig még egy ellenőrzésnél sem kifogásolták az ellenőrök.
Mindez azt jelenti, hogy azért, mert a könyvelési adatállományok a könyvelőiroda számítógépén, szerverén futnak, és ezeket elektronikus adatoknak tekintik, be kell jelenteni a könyvelőiroda helyszínét, mint iratőrzési helyet. Egy felhő alapú vagy online könyvelőprogram persze egész más....

Segítenél felmérni az erre vonatkozó könyvelői gyakorlatot?
(Ne félj, a szavazás anonim!)

Tudtad, hogy a könyvelőirodáknál működő programok adatbázisai elektronikus adatnak minősülnek, és az összes cégedhez be kell jelentened a könyvelőirodád címét, mint iratőrzési helyet?




A bejegyzés címkéi

iratőrzés helye, bejelentés, elektronikusan tárolt irat