Mi minősül elektronikusan tárolt iratnak?

  |   írta: Böröczkyné Verebélyi Zsuzsanna   |  

Az iratőrzés helyének bejelentése nem újdonság a könyvelők számára. Azt azonban már nem sokan tudják, hogy az elektronikusan tárolt bizonylatokat és nyilvántartásokat is be kell jelenteni. És amit még ennél is kevesebben tudnak, hogy mi is az az elektronikusan tárolt nyilvántartás.

halozat.jpgA külső könyvelőt igénybe vevő vállalkozásoknál szinte kivétel nélkül az a gyakorlat, hogy az iratőrzési helynek a cég székhelyét vagy telephelyét jelölik meg, és a könyvelés időtartamára magukhoz veszik a számlákat. Majd amikor már a könyveléssel kapcsolatos teendők teljesültek, a számlák visszakerülnek a céghez.

Ez az időtartam már könyvelőirodánként, és azon belül akár cégenként is változhat, a lényeg, hogy ha ellenőrzésre a bejelentett iratőrzési helyen be kellett mutatni, akkor erre a törvény 3 munkanapot ad határidőnek.

A NAV nem így gondolja, szerintük a könyvelőirodád is iratőrzési helye az összes cégednek


Egy konkrét ellenőrzés kapcsán derült ki, hogy a NAV elvárása ezzel kapcsolatban egész más, az ellenőrzés jegyzőkönyvébe ezt a mondatot vették fel az ellenőrök:
„Ellenőrök az ügyvezető tájékoztatása szerint, hogy a székhelyen nem végeznek könyvelési tevékenységet az elektronikus adatok ott nem érhetők el, ezért az adatokat a könyvelő irodájában kapták meg. Ellenőrök felhívják adózó (képviselője) figyelmét az elektronikusan rendelkezésre álló nyilvántartási őrzési helyének adóhivatal elé való bejelentésének teljesítésére.”
Ez azért is furcsa, mert ezt eddig még egy ellenőrzésnél sem kifogásolták az ellenőrök.
Mindez azt jelenti, hogy azért, mert a könyvelési adatállományok a könyvelőiroda számítógépén, szerverén futnak, és ezeket elektronikus adatoknak tekintik, be kell jelenteni a könyvelőiroda helyszínét, mint iratőrzési helyet. Egy felhő alapú vagy online könyvelőprogram persze egész más....

Segítenél felmérni az erre vonatkozó könyvelői gyakorlatot?
(Ne félj, a szavazás anonim!)

Tudtad, hogy a könyvelőirodáknál működő programok adatbázisai elektronikus adatnak minősülnek, és az összes cégedhez be kell jelentened a könyvelőirodád címét, mint iratőrzési helyet?




A bejegyzés címkéi

iratőrzés helye, bejelentés, elektronikusan tárolt irat


Új hozzászólás

az e-mail címe nem fog
az oldalon megjelenni
SPAM robot hozzászólások kiszűrése miatt szükséges


Hozzászólások

FannieDow  -   válaszolok erre

Some time ago i learned some amazing information about Omega 3 foods and now i really wanna get it. But i want a best, only premium omega 3 fish oil. I've got this premium omega 3 fish oil link. What do you know about Carlson brand?

Németh Mária  -   válaszolok erre

Kedves Zsuzsi!
Nem tudtam róla, de a bizonylatokat mindig a könyvelő iroda
székhelyére hozták, tehát tudtak róla. De a bejelentésről sehol sem olvastam. De az én vezettem számlavezető Bt. céget
ebben az évben egyszerüsitett végelszámolással befejezem.
Üdvözlettel: Németh Mária

Varga István  -   válaszolok erre

Ez minden cégnél egyedi,attól függően,milyen rendszert használ Ő és a könyvelője! Ha csak a könyvelőnél vannak meg ezek az adatok,ki- illetve becsatlakozási lehetősége nincs meg a cégnek,hogy egy ellenőrzésnél lehívja őket ellenőrizhetően a saját helyén(nyilván cska a saját adatait,másét nem),akkor teljesen jogos,hogy a könyvelőiroda a megőrzési hely. Nem csak előre bejelentett adóellenőrzéssel kell számolni!
Az viszont jogos igény,hogy ez szerepeljen kellő pontossággal leírva jogszabályban! Mindig is problematikusnak gondoltam,hogy ott sem kellően taxatívek a jogszabályok,ahol simán lehetnének,legfeljebb néhány oldallal "meghíznak". Ilyen túlburjánzó jogszabályi környezetben az már nem számítana pluszban,viszont lenne fogódzó!

Kata  -   válaszolok erre

Szerintem, itt nagy félreértés van! Én papír bizonylatokat kapok, és papír bizonylatokat adok át az ügyfélnek a könyvelés után(akár CD-n pdf-ben, akár emailben, akár kinyomtatva). Ezek nem csak elektronikusan hozzáférhető adatok, nyilvántartások!
Nem őrzünk semmilyen iratot, így az iratőrzéshelye sem a könyvelőiroda.

Szabó Zsóka  -   válaszolok erre

Sziasztok! Már én is sokszor gondolkoztam egy iratőrzés bejelentés alkalmával, hogy ez az elektronikus adatőrzés mit is takar. Arra gondoltam, hogy vannak olyan cégek, amelyek az adatmennyiség nagysága miatt elektronikusan adják át a NAV-nak az ellenőrzésre vonatkozó adatokat. Gondolom ezeknek a programoknak kompatibiliseknek kell lennie. Az én cégeim ellenőrzésekor papíralapon kérik az anyagot, ezért gondoltam, nem sokra mennének egy pendriv-ra kimentett adatmennyiséggel, ezért nem tartom logikusnak az elektronikus adatőrzés bejelentését. De mint ismeretes ne keress ,imden jogszabályban logikát!!! :)

Tóth Györgyné  -   válaszolok erre

Kedves Mindenki!

Azt hiszem ez megint egy, olyan gondolat, ami csak a könyvelők munkáját bővíti, meg persze azt a lehetőséget adja meg a Nav számára, hogy tudja ki az a könyvelő akit meg kell szívatni! Sajnos odáig fogunk jutni, hogy eltörölhetjük a napi szóhasználatból a szabad vállalkozást! Hol van ez már??
Nagyon szeretem a szakmám még mindig pedig nem vagyok mai gyerek, de ez már sajnos nem az igazi, hisz a külső utasítások egyre jobban felőrlik azt a szeretetet ami eddig éltetett.(NAV,NGM,VÁM,KSH,KAMARA,NÉBI,stb) Mindenkinek megfelelni képtelenség! Még akkor nem beszéltem a negyedévenkénti adóváltozásokról! Nagyon boldog lennék, ha évente egy alkalom lenne arra, hogy legalább egy évig érvényes jogszabályokat alkossanak akkor talán rend is lenne a számvitelben és adózásban! Most egy kicsit kaotikus állapot uralkodik szerintem! Köszönöm!

dr Magyar János  -   válaszolok erre

Célszerű lenne, ha a főhatóság és a hivatal is megindokolná hogy milyen okok, milyen gyakorlati példák, milyen jövőbeli koncepciók mentén milyen újabb, a hétköznapokat zavaró szokások, eljárások indokolják hogy változtassanak a szavazatok alapján is általánosan elterjedt és eddig tehát a 90 %-ot meghaladó arányban működő szokásokon, gyakorlaton (nevezetesen a külső könyvelőnél vannak a feldolgozás alatt lévő anyagok számlák és a bevallások, nyilvántartások). Ez a "tárolás" mindenképpen ideiglenes, hiszen, ha a könyvelt céggel megszakad a munkakapcsolat, akkor szabályos, leltárral alátámasztott, a dokumentumokat tételesen fölsoroló átadás-átvételi jegyzőkönyv igazolja, hogy itt szó sem lehet egy állandó jelleget tükröző iratőrzésről. Az iratőrzés feltétele egy szerződés, és azért külön díjazás is jár(na). Mert a következő lépés akár ennek a számon kérése is lehetne.

Oberfrank J A  -   válaszolok erre

Azért megérne egy misét egy kis bírói joggyakorlatban hogyan is állnának hozzá! az adott cég kivel is áll kapcsolatban hát csak is egymással a könyvelő cég csak lekéri az adatokat s akkor ha a cégvezető hazaviszi a laptopját mert beteg (3 munkanapon túl ) akkor a lakását is be kellene jelenteni iratőrzési helynek ? (vagy gyógykezelés alkalmával a szanatóriumot stb stb helyszínt na neee ez kicsit erőltetett a nav részéről .Szebb napot boldogabb világot mindenkinek O.J.Atilla

Rafainé Ficsór Mónika   -   válaszolok erre

Ez egy éve már téma a mi irodánkon is, annyi kiegészítés, hogy még nem jelentettem be minden cégemet.
Arra nem kaptam választ eddig egy konferencián sem, ha a felhőben tároljuk, tehát nincs utca házszám, akkor mit és hogy jelentek be. Ráadásul a felhő pont attól felhő, hogy bárhonnan elérhető és mindenki eléri aki jogosultságot kap, ide érte a könyvelőt is.
Ha valaki tud erről többet kérem ossza meg.

Mészáros Anikó  -   válaszolok erre

Akkor ezek szerint azoknak, akiknek pénztárgépük van, a NAV címét is be kell jelenteniük, hiszen a pénztárgépükről az adatokat elektronikusan a NAV örzi. :-)

Dombi Irén  -   válaszolok erre

Sajnos a NAV felső vezetésében egyre kevesebb, vagy nincs is adóhoz és számvitelhez, valamint a való élethez értő (és érző)"ember", emiatt a folyamatos agyament ötletek nyernek teret.A dolgozó, adózó, tisztességes vállalkozásokat el tudják "kapni" jó alaposan megbüntetni, miközben egyre jobban virágzik a kormányzat által elkövetett korrupció, és az igazi fekete gazdaságnak még a nyomára sem próbálnak jutni.Ez vonatkozik sajnos a mi szakmánkban is a képesítés, regisztráció, számla nélküli olcsó(???!!!) "könyvelők"-re is, de a garázs autószerelőkön át, a házhoz járó ügynökökre és árusokra is, a hétvégi "MDF" piacok árusaira, a rengeteg kínai - pénztárgép nélkül dolgozó -boltra, de egyenesen az Ázsia áruház teljes egészére is.(ami még soha nem kapott NAV ellenőrzést)

Gebei Viktor  -   válaszolok erre

Sziasztok!

De hát az EGYKE nyomtatványon bejelentem és az én nevem alatt vannak a cégek!
Nyilvánvaló hogy azért mert én könyvelem és jelentem havonta az eredményt.
Más:
Nincs olyan bejelentési lehetőség, hogy az ELEKTRONIKUSan rögzített adatokat hol orzom. Az iratőrzési hely nem egyenlő a feldolgozott elektronikusan rögzített anyaggal.

Decsi Zsuzsa  -   válaszolok erre

Addig,míg csak a bejelentőn, változás bejelentőn az iratok őrzési helyét kellett bejelenteni, beírtam az iroda címét, mivel az utolsó két év anyaga nálam található meg. Mióta az elektronikus szót beletették, nem jelentem be, mivel szerintem nem elektronikusan őrzöm az adatokat, csak számítógépes programban lekönyvelem. Hogy ez elektronikus adattárolást jelent ? Nem hinném :)459

Kelemen Istvánné  -   válaszolok erre

Nálam minden könyvelt cég be van jelentve, hogy az iratörzés helye az irodám, van egy alagsorban kialakított irattáram, ahol saló állványokon őrzöm az iratokat. H lajárt az idejük,(kb.9-10 év, akkor ami nem tb köteles, azokat kiselejtezem. Teszem ezt azért, hogy a saját irattáramban tartom, mert ha visszaadom, kérdés, a vállalkozó hogy fogja tárolni és ha pl 3 év mulva kerül sor ellenőrzésre, hogy kapom vissza. De ezt nem is tudtam, nem is hallottam, hogy a könyvelési anyag elektronikusan tárolt anyag és bejelentésre kötelezett.
Üdvözlettel Kelemenné Anikó

Ruszin Zsolt  -   válaszolok erre

Tipikus hivatali magatartást, ami az "árnyékra vetődésben" testesül meg. Gratulálok a revizoroknak és a főnöküknek. Az ilyen viselkedéstől csökken a GDP...

Viktor Aliz  -   válaszolok erre

EGYETÉRTEK! Felesleges adminisztráció, ha be kéne jelenteni. Van szerződésem az ügyféllel, akkor természetes, hogy nálam vannak a számlái bizonyos ideig.

Ferenc  -   válaszolok erre

Az,hogy a jegyzőkönyvben rögzítették,még nem jogszabályi előírás.Az elektronikus adatok tárolására,megőrzésére,hitelesí-
tésére megvannak az előírások.
Egy kicsit olyan ez az észrevétel,hogy hallottak valamit,csak nem jól alkalmazzák.
Ne terjedjen el ez a felfogás,mert rossz gyakorlatot szülne.
Ez nem elektronikus nyilvántartás !/ lásd fogalommagyarázat Wikipédia /

Böröczkyné Zsuzsi  -   válaszolok erre

EGyetértek veled, hogy ennek a gyakorlata ne terjedjen el, de a durva, hogy a revizori megállapítás után kértünk az NGM-től egy véleményt, ami megerősítette a revizori álláspontot.
Én nem merném az adózási fogalmakat a wikipádiával értelmezni :)

Márta  -   válaszolok erre

Már megint egy olyan belső állásfoglalás/vélemény, ami nem hogy nem hozzáférhető, de ráadásul teljesen önkényes értelmezése a szabályoknak. Arra való "gumicsont", hogy valami vesszőhiba biztosan legyen, amiért lehet büntetni. Ez hogy fér össze az "ügyfélbarát hivatal" propagandával???

Mészáros Edit  -   válaszolok erre

Mert a mi torkunkon (könyvelők!) mindent le lehet nyomni! Közös képviseletünk, érdekvédelmünk nincs! Mindenki helyezkedik!!!

És persze (elnézést Zsuzsitól) a káoszban mindenféle szintű - színtelen!!!! - oktatócskák megélnek belőlünk!!!



Eszter B.  -   válaszolok erre

Könyvelés után negyedévente, évente visszaadom az ügyfélnek az eredeti bizonylatokat, hisz nem vagyok raktár meg fizikailag sem férne el az irodámban évekre visszamenőleg minden ügyfelem könyvelési anyaga.Akkor, hogy lehet az iratőrzési helye az én irodam ? Na, ne vicceljünk...

Kati  -   válaszolok erre

Sziasztok!
Ennek nem igazán látom értelmét, ami nem sokat számít, mert általában - pár napot kivéve, míg a könyvelés tart - a papír alapú számlák és az úgynevezett elektronikus adattárolás nincs együtt. Akár melyik helyre mennek, kell a másiktól is anyag.

Kovács Lászlóné  -   válaszolok erre

Nekem is volt ilyen gondom. közöltem velük, hogy (akkor még) APEH) átfogó ellenőrzés tart, szükségem van az eredeti bizonylatokra, analitikára, te,kartonokra, stb. Egyből tudták mi a dolguk.

Éva   -   válaszolok erre

Sziasztok!

Van olyan kollégánk, ahol az iratok őrzési helye mindig is a könvelőiroda címe volt, minden szerződéses vállalkozásnál.
Szerintetek ez jó így?
(és annak idején még DOS alapon könyveltek, vagy kézzel,és felhőkről, meg szerverparkokról szó sem volt)

Surányi Borbála  -   válaszolok erre

Kedves Zsuzsi !
Szerintem az előző hozzászólásokból is kiderül, hogy nincs rendben valami a rendszerrel ! Jogszabály, tájékoztatás, stb.
Üdv, Bori

Szilvi  -   válaszolok erre

Sziasztok,
Szerintem ez nem jogszerű, mivel az elektronikus adat az elektronikus számla, amit a NAV-nál is be kell jelenteni, a könyvelő programból kinyert információ az nem ide sorolandó be. Ha a cég bárkitől kap e számlát csak abban az esetben kell bejelenteni annak az elérhetőségét illetve, ha ő számláz e számlát.

Rabiné Vali  -   válaszolok erre

Kedves Zsuzsi!

Ha ezt az ellenőrök kifogásolták és "Határozatban" le is írták úgy tudom hivatkozniuk kell a jogszabályra is ami ezt alátámasztja.


Üdvözlettel: Vali

Nóri  -   válaszolok erre

Jogos, ott a pont!
Jó lenne már igy a 21.században, ha haladnánk a korral, és nem fölösleges adminisztrációkat találnának ki, hanem az a felület müködne végre normálisan, amin dolgoznunk kell.

Kazsimér Magdi  -   válaszolok erre

hol van leírva ??? és mi könyvelők miért nem tudunk róla ?
vagy csak buta és tudatlan vagyok, minden erőlködésem ellenére

Attila  -   válaszolok erre

Az adatbáziskezelő fut egy szerverparkban. A szoftver megy a saját laptopomon, amivel a világon bárhonnan tudok dolgozni, ha van internet. Akkor hol is vannak?
Szerintem az ellenőr aki ilyet kért az nem túl képzett informatikából.

Gebei Viktor  -   válaszolok erre

-Jogos, egyetértek Veled !

Ocskó Erzsi  -   válaszolok erre

A kérdésem a következő: ha előző könyvelő irodától várom a korábbi év-évek anyagát akkor elégséges e az ha az iroda elektronikusan küldi csak el az anyagot,és nem nyomtatott formában. A mérleg mellékleteként nem adnak tételes analitikát semmilyen formában és nem is tudom elérni, hogy megkapjam, mondván hogy a küldött anyagból ellenőrizhető és ha kell nyomtassam ki magamnak. Továbbá mit kell olyankor tenni, ha az előző könyvelő elhunyt és az utódja nem hajlandó elküldeni az anyagot amiből analitikusan ellenőrizhető lenne, ez a rendezetlen tételek illetve állóeszközök,tárgyi eszközök vonatkozásában jelent gondot. Nem mellesleg a bizonylatok visszaküldéséről sem gondoskodtak.
Minden jó tanácsot köszönettel veszek: Erzsi

Krujzné Varjas Teréz  -   válaszolok erre

Mire hivatkoztak, hogy mért kell bejelenti? Hol van ez jogszabályba foglalva?