Hogyan kommunikálj az ügyféllel? (I. rész)

  |   írta: Böröczkyné Verebélyi Zsuzsanna   |  

Mától kezdetét veszi egy több részből álló cikksorozat arról, hogyan szerezz ügyfeleid körében bizalmat, megbecsülést, elismerést. Tudom, hogy nem minden ügyfél alkalmas az ideális partneri kapcsolatra, de akik nem reménytelen esetek, legalább azokat próbáld a magad oldalára állítani!

A mai téma:
 

A cég gazdasági pillanatképe, ügyfélbarát módon

– avagy hogyan tájékoztasd ügyfeledet vállalkozásának állásáról úgy, hogy azt érezze, a cégét úgy könyveled, mintha a sajátod lenne.
A dolog lényege, hogy miközben neki segítesz, neked minimális többletmunkával jár, sőt még saját hasznodra is fordíthatod.

Munkád eredményét, amit a könyvelés után látsz, egy számodra érthető főkönyvi kivonatban találod. Fogadd el, hogy ügyfeled nem tudja mi az a főkönyvi kivonat, nem tudja, hogy miért van ennyi oszlop, és hogy mit jelent az, hogy Tartozik vagy Követel.

Ezért soha ne küldd el neki a főkönyvi kivonatot ezzel az üzenettel: „így állunk”!
Őt az érdekli, hogy mennyi a nyeresége, és mennyi adót kell fizetni. És ezt kell az ő nyelvére lefordítani.

Manapság már minden vállalkozásban, vagy családban van legalább egy számítógép.
Tételezzük fel, hogy a vállalkozók többsége ismeri – vagy legalábbis meg tudja nyitni – az Excel táblázatot. (És nagyon remélem, Te is használod, mert a könyveléshez ez a legfontosabb segédprogram!)

Ennek segítségével készíts a vállalkozó számára érthető kimutatást, melyből maga is fontos információkat tud leszűrni. Esetleg az első alkalommal hívd be az irodába és mond el, hogy mi mindent fog benne látni.

Úgy gondolod, hogy ez sok többletmunkával jár?


Valóban, ezt ki kell tölteni a könyvelés alapján, de szerencsére vannak olyan könyvelőprogramok, amelyek egy gombnyomással adatokat tudnak Excelbe áttenni, és akkor még ezt is meg tudod spórolni. Ha programod nem képes erre, keresd meg a készítőjét, biztosan a segítségedre lesz!

Először arra gondoltam, hogy közzéteszem azt a táblázatot, melyet mi használunk az irodánkban ügyfeleink tájékoztatására. De aztán úgy döntöttem, csak azok számára lesz elérhető, akik komolyan gondolják, és a tesznek is azért, hogy „ügyfélbarát könyvelővé” váljanak.
A táblázatot én készítettem saját használatra és szívesen segítek vele másoknak is, viszont nem szeretném olyan kezekbe adni, amelyekről sokat olvastunk az elmúlt napok hozzászólásaiban. Remélem, megértesz...

Egyébként közepes Excel-ismeretekkel bárki képes saját maga is készíteni egy ilyen táblázatot, olyan oszlopokkal és sorokkal, amilyeneket fontosnak tart ügyfelei számára.

Nézzük, mit mutat a táblázat, és a tájékoztatáson kívül, hogyan fordíthatod saját hasznodra:
  • Havi bontásban látszik, melyik hónap milyen eredményt hozott.
  • Saját hibáidat tudod kiszűrni, ha például egy adott állandó költség soron hiányzik adat. Előfordult már, hogy ezzel a táblázattal vettük észre, hogy egy adott hónapban a könyvelt bérleti díj lényegesen eltért a többitől. Kiderült, hogy a könyvelés során a számla téves összeggel lett könyvelve. Amikor elkészül a táblázat nézd végig soronként… azt szoktam mondani a kolleganőmnek, hogy egy kicsit csak úgy „bámulja” a táblázatot, keresve a kiugró értékeket.
  • Az Excel függvények segítségével azonnal számolhatsz adót. Itt fontos, hogy tudja a vállalkozó, ez csak várható adó. Azt szoktuk nekik mondani: „ha most lenne az év vége ennyi adót kellene fizetni”. Ehhez képest tudják majd további költségeiket és bevételeiket tervezni, illetve ezekhez képest tudsz Te is tanácsot adni neki.

Nemcsak tájékoztatod az ügyfelet, hanem saját munkádat is ellenőrzöd.
„Az ügyfélbarát könyvelő eszköztáracímű konferencia résztvevőinek elküldöm a mi irodánkban használt táblázatot.


(Folyt. köv. - II. rész: Kintlévőségek kezelése)


A bejegyzés címkéi

sikeres könyvelő


Hozzászólások

Zsóka  -  

Amikor ilyen jó konferencia van kilátásban, nagyon fáj a szívem. Mert nem minden vidéki könyvelő tud 9-re Budapestre érni és du. 17-ig maradni. Ugye Zsuzsi lesz CD most is. Igaz ez nem adja vissza a rendezvény hangulatát, de legalább nem maradunk le mi sem semmiről.

Köszönjük előre is!

Kata  -  

Köszönöm Zsuzsi, eddig is tudtam, hogy Te egy nagyszerű nő vagy!

csak a keresztnevét...  -  

Felesleges ez az egész túlbuzgóság. Én is ezt csináltam az elején, de aztán rájöttem, hogy csak azt nézik, hogy mennyi a könyvelési díj, és az APEH is hagyja őket békén.

  -  

Nem értek egyet. Persze vannak, akik csak ezt nézik, de ez a kisebbség. Nagyon tudnak örülni, ha évközben is renszeresen kapnak információt az ügyfelek. A baj nálam csak az, hogy ettől még nem lesz több pénzem, munkám viszont igen. De legalább itt maradnak az ügyfelek, és elégedettek. Ez is egy szempont.

nanita  -  

Kedves Zsuzsi!

Én is a kezdetektől minden negyedévben ( sajnos nem havonta) tájékoztatom az ügyfeleket arról,hogy éppen hogy állnak nyereségileg, annak mi lenne az adóvonzata, ha most lenne évvége, hogy áll a pénztárállománya, tagi hitele, áfa egyenlege.. vevő-szállítók. Nálam szívesen veszik ezen tájékoztatást. Én pedig örülnék egy általad készített excel táblázatnak,hátha még jobban átlátható lenne számukra.

Szeretnék részt venni a konferencián, de sajnos továbbképzésen leszek. Van rá lehetőség,akárcsak az évvégi konferencián,hogy cd formájában megkaphassam az előadás anyagát és esetleg így az excel segédletet? Nem szeretnék lemaradni semmi előadásról,amit te rendezel.

csak a keresztnevét...  -  

Kedves Zsuzsi !

Én ezt már  kezdettől így csináltam. Mindent papíron leírtam az ügyfeleknek ma már pedig akinek van internete rendszeresen elküldöm és személyesen is megbeszélem. De ma már mindez  nem jelent nekik semmit mert el anyagiasodtak. És szerintük ez természetes hisz a könyvelő azért van !

Nem akarok ennyire negativ lenni, csak a tapasztalatom írom le.

 

 

 

Eti  -  

Kedves Zsuzsa ! Én nem táblázat formájában,de minden negyedévben tájékoztatom ügyfeleimet,mert ehhez szoktattam őket.Ha elfelejtem már ők kérik.Szerintem csak így lehetünk hitelesek,és nem úgy hogy februárban,vagy decemberben kész tények elé állitjuk Őket.Nagyon hasznos a fórumod,és a forumozók!!! Sajnálom hogy anyagi helyzetem miatt nem tudok konferenciákra járni,mert a tudáson kívűl rengeteg baráttól esek el.Kívánok mindenkinek kellemes,pihentető nyaralást.

Anna  -  

Kedves Zsuzsi! Sajnálom, hogy nem tudok  most részt venni az előadáson, mindenesetre követni fogom a későbbieket. A magam részéről úgy oldottam meg a társaság könyvelését, hogy ágazatonként kimutatható összes bevétele,kiadása,ráfordítása, havonként mérhető az eredménye. Szerintem ez sem rossz megoldás, de ezzel együtt sem tudom mindíg elérni, hogy jobban figyeljenek, szakszerűbben kössék meg a szerződéseket a vállalkozás vezetői a veszteségek elkerülése érdekében. A magam részéről minden vállalkozás vezetőjének kötelezővé tenném a képzéseket, legalább annyira, amennyire nekünk kötelező.  

csak a keresztnevét...  -  

Kedves Zsuzsi!  Nagyon sajnálom, hogy nem tudok résztvenni az előadásodon, de remélem a nagy hőség az előadás időpontjának hetében engem is kényesztetni fog tekintettel arra, hogy "NYARALNI "fogok.Munkátokhoz és az előadáshoz  további sok sikert és rengeteg okosodni vágyó könyvelőt kívánok!  /Megjegyzem, én mindig okosodok az általad kezdeményezett előadásokon és az elküldött hírleveleiden. Köszönöm/

                     Üdv: Györgyi

 

Edit  -  

Nekem is van ilyen excel táblám, és minden hónapban meg is kapják az ügyfelek. De igaza van Miklósnak, a vállakozók egy része be van oltva táblázatok és összefüggések értelmezése ellen. Azért nem adom fel, vannak akik igenis örülnek a számukra "értelmezhetőbb" adathalmaznak. :-) Előbb-utóbb felnőnek ehhez a feladathoz is.  Aki nem, az pedig sajnos a vállalkozásában sem lesz hosszú távon sikeres.

Miklós  -  

Igen, ezt a gyakorlatot én is követem. De sajnos van olyan ügyfél aki még ebből sem ért. :(